Les organisations ne doivent pas toutes nécessairement investir dans la mise en place et la maintenance de leur propre boutique en ligne. Vous pouvez déjà tirer de nombreux avantages de l’entrepreneuriat numérique avec un simple site web ou une page Facebook : attirer un public plus large, l’informer des dernières actualités et promotions, dialoguer avec les clients…
Dans cette vague d’enthousiasme, n’oubliez cependant pas que les sites web et les pages Facebook doivent également comporter certaines mentions légales obligatoires. Même si vous ne vendez pas directement vos produits ou services, vous devez respecter les règles suivantes :
Pour toutes les entreprises, y compris les professions libérales
1. Nom et adresse
Si votre entreprise a la forme d’une société ou d’une association, vous devez mentionner sa dénomination sociale, sa forme juridique (SNC, SPRL, SA…) et et l’adresse de son siège social. Indiquez aussi l’adresse géographique où vous êtes établi si elle diffère de celle de votre siège social. Pour finir, vous devez également ajouter l’abréviation « RPM » (registre des personnes morales), suivie du siège du tribunal du commerce compétent (p.ex. « RPM Gand »).
Si vous êtes actif sous la forme d’une entreprise individuelle (comprenez : pas en société ni en association), vous devez indiquer votre propre nom et votre adresse de résidence.
Conseil. Votre entreprise a déménagé ? Faites modifier son adresse à la BCE (Banque-Carrefour des Entreprises), par le biais d’un guichet d’entreprises agréé.
2. Coordonnées
L’adresse e-mail et le numéro de téléphone de votre entreprise doivent absolument figurer sur votre site web. La loi prévoit, en effet, que vous devez mentionner toutes les coordonnées qui permettent un contact rapide et une communication directe et efficace.
Conseil. Sur votre site web, vous pouvez remplacer votre adresse e-mail par un formulaire de contact, à condition :
- que le formulaire soit accessible facilement et à tout moment, par exemple via un lien sur chaque page du site web ;
- que le formulaire comprenne un champ de texte libre pour les remarques supplémentaires du visiteur ;
- qu’il soit possible d’ajouter des pièces jointes ;
- que le visiteur reçoive par e-mail une notification de réception, avec le contenu intégral du formulaire qu’il vient d’envoyer. Cette notification peut être envoyée automatiquement à partir d’une adresse no-reply ;
- que vous utilisiez une adresse e-mail ordinaire lorsque vous répondez à un visiteur de votre site web. La conversation peut ainsi suivre son cours rapidement, directement et efficacement. Mieux vaut donc éviter de répondre avec une adresse « no-repy » (tout est dans le nom).
3. Numéro d’entreprise
Tous les avis, factures, annonces, lettres, commandes, actes et autres pièces émis par une exploitation commerciale ou artisanale doivent toujours mentionner son numéro d’entreprise. Les sites web et pages de médias sociaux ne dérogent pas à la règle !
Pour information. Le numéro d’entreprise est le code unique à 10 chiffres, commençant par 0 ou 1, que toute entreprise reçoit lors de son enregistrement à la BCE. Il sert également à identifier l’entreprise auprès des autorités. C’est d’ailleurs pour cette raison que vous devez l’utiliser dans toutes vos communications avec les institutions administratives et juridiques, telles que l’administration de la TVA et l’ONSS.
4. Numéro de TVA
Si vous exercez une activité assujettie à la TVA, vous devez faire activer votre numéro d’entreprise en tant que numéro de TVA. Vous devez alors toujours faire précéder votre numéro d’entreprise de la mention « TVA BE ».
Conseil. Votre guichet d’entreprises peut demander votre identification TVA pour vous.
5. Autorité de surveillance
Pour les activités commerciales qui demandent un permis, vous êtes tenu de mentionner les coordonnées de l’autorité de surveillance. C’est notamment le cas des entreprises de surveillance et de sécurité, des institutions de crédit, des casinos, etc.
6. Professions réglementées
Certaines professions et certains titres professionnels exigent un diplôme, une formation ou un certificat d’aptitude. Sont entre autres concernés : les avocats, les médecins, les architectes, les réviseurs d’entreprise, les logopèdes, les opticiens, les psychologues, les agents immobiliers… Les professionnels qui exercent ces « professions réglementées » doivent mentionner les éléments suivants :
- l’organisation ou l’association professionnelle où l’entreprise est inscrite ;
- le titre professionnel et le pays de l’EEE où il a été délivré ;
- un renvoi aux règles professionnelles.
7. Code de conduite
Certaines entreprises souscrivent volontairement un code de conduite. Il s’agit, en l’occurrence, d’une autorégulation émanant du secteur et qui n’est pas fondée sur une obligation du législateur. Si votre entreprise a signé un tel code de conduite, vous devez prévoir un lien qui permet aux visiteurs de votre site web de consulter ces règles. Mentionnez également la/les langue(s) dans laquelle/lesquelles le code de conduite est disponible.
Spécifiquement pour les entreprises qui effectuent de la vente en ligne
Votre site web ou votre page Facebook est plus qu’une enseigne et vous y vendez également des marchandises et/ou des services ? Tenez alors compte de la législation relative à la vente à distance.
Elle vous oblige à mentionner des informations supplémentaires au public en ligne : le prix total incluant tous les frais, les principales caractéristiques et conditions, les modes de paiement et de livraison, etc.
Conseil. Élaborez, avec l’aide d’un juriste, des conditions générales pour votre boutique en ligne. Vous aurez ainsi l’assurance d’être parfaitement en règle pour toutes les mentions légales.
Pour finir : où dois-je placer mes conditions générales ?
L’élaboration de conditions générales n’est pas obligatoire, mais vivement conseillée ! A fortiori si votre entreprise effectue de la vente en ligne. Elles sont le meilleur moyen d’être en règle en matière de mentions légales obligatoires. Veillez à ce que ces conditions soient facilement accessibles depuis votre site web, faites-les accepter par le client lors de sa commande et joignez-les à nouveau dans l’e-mail de confirmation de commande que vous envoyez au client.
Même si votre site web ne sert qu’à générer des demandes de contact ou à attirer les visiteurs vers votre commerce physique, il est recommandé de placer vos conditions générales au moins sur la page de contact.
Conseil. Plus vos conditions sont accessibles, plus il y a de chance que le client en ait pris connaissance au préalable.
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